Conservazione fattura elettronica: caratteristiche e requisiti

Fatturazione elettronica
Fatturazione elettronica

Dal 2019 la fattura elettronica ha sostituito la tradizionale fatturazione. Tutti i rapporti commerciali, pertanto, sono regolati tramite emissione del documento in formato elettrico e trasmissione attraverso il Sistema di Interscambio. Cambiate anche le modalità di conservazione che, non essendo prevista la copia cartacea, diventano esclusivamente un insieme di procedure informatiche. Vediamo quali.

La legge di bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di emissione della fattura elettronica in tutti gli scambi commerciali. Non tutti i soggetti sono obbligati all’emissione e conservazione delle fatture elettroniche. La normativa, infatti, identifica tra i soggetti esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica le imprese che operano nel regime forfettario. Si tratta, per la verità, di un “privilegio” destinato a scomparire a breve. Pare, infatti, che vi sia allo studio la possibilità di estendere l’obbligo di fatturazione anche a tali soggetti.

L’obbligo di emettere fatture elettronica non ricade solo nei casi di cessione di beni o servizi a titolo oneroso. Gli obblighi, infatti, riguardano anche le operazioni prive di controparte. Il documento, ad esempio, deve essere emesso anche nei casi di autoconsumo. In tali ipotesi, pertanto, si parla di fattura elettronica autoconsumo (autofattura) e il documento deve essere trasmesso al Sistema di Interscambio per la fatturazione elettronica con codice TD27 “fattura per autoconsumo o per cessioni gratuite senza rivalsa”. I campi del cedente/prestatore e del cessionario/committente vanno compilati con l’identificativo IVA di colui che emette l’autofattura. In caso di passaggi interni, invece, dovrà essere trasmessa una fattura elettronica al SDI utilizzando il tipo documento TD26 “cessione di beni ammortizzabili e per passaggi interni (ex art.36 DPR 633/72)” con i dati del cedente/prestatore inseriti sia nella sezione “Dati del cedente/prestatore” sia nella sezione “Dati del cessionario/committente”.

Inizialmente prevista con il preciso obiettivo di contrastare l’evasione fiscale, la fattura elettronica ha via via sostituito la versione cartacea. Tuttavia, obblighi a parte, la e-fattura ha mostrato fin da subito particolari caratteristiche che la rendono migliore: affidabilità, sostenibilità e sicurezza.

L’utilizzo della fatturazione elettronica prevede anche l’attuazione di una serie di procedure necessarie alla regolare conservazione. Quando si parla di conservazione delle fatture elettroniche si intende un insieme di procedure informatiche che garantiscono nel tempo l’integrità e la validità dei documenti emessi, archiviati e conservati digitalmente. Solo in questo caso la fattura elettronica può assumere lo stesso valore legale di una fattura cartacea.

Ai fini della conservazione, l’impresa deve apporre sul file la marca temporale (che identifica data e orario di creazione del file elettronico) e la firma digitale

Quanto alla durata della conservazione delle fatture elettroniche, le attuali normative prevedono almeno dieci anni. Per tutto il periodo occorre che siano garantiti i requisiti della non modificabilità, integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità. Il processo di conservazione è solitamente fornito da operatori privati certificati. Per la verità, anche l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti un servizio gratuito per la conservazione delle fatture a norma di legge emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio. Il servizio è accessibile tramite l’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.

I temi della fatturazione elettronica e della conservazione dei documenti sono particolarmente ampi. Se vuoi approfondire alcuni aspetti non affrontati in questo articolo oppure stai cercando una risposta alle tue domande puoi leggere il mio libro, edito da Maggioli, intitolato Guida alla fatturazione elettronica tra privati. In questo modo imparerai non soltanto come fare una fattura elettronica ma conoscerai anche gli strumenti che ti consentono di emettere una fattura elettronica gratis e i termini di emissione della fattura elettronica per prestazioni di servizi e per cessioni di beni.

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