Aziende e digitale: il passaggio all’era paperless

Paperless
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Digital Transformation e conservazione digitale sono due temi attuali con i quali tutte le aziende, sia pubbliche che private, sono chiamate a confrontarsi visto il ruolo di primaria importanza che gli archivi elettronici rivestono nella società di oggi.

Oltre a garantire maggior ordine e semplicità di archiviazione e fruizione dei documenti stessi, il passaggio al digitale è diventato per la realtà lavorativa italiana una necessità da rispettare come da richiesta dell’Agenda Digitale Italiana nell’ottica di costituire un mercato digitale unico, uniformando il Paese all’interno del quadro europeo comunitario.

Il mercato digitale unico è infatti l’unico strumento che può garantire libertà di fruizione degli archivi documentali e consentire la semplificazione, per quanto possibile, delle procedure relative alla gestione dei diritti d’autore o ai pagamenti elettronici.

Ma come entrare nell’era paperless senza rischiare la perdita di informazioni?

Conoscere le regole di base della dematerializzazione documentale è il punto di partenza. Qualsiasi tipologia di documento aziendale può essere dematerializzata: dal libro giornale alle dichiarazioni fiscali, alle fatture, ai bilanci d’esercizio e libri paga.

Se in house non si è particolarmente esperti del settore, il processo orientato alla digital transformation può essere affidato esternamente alla propria azienda, secondo quanto previsto nell’art. 44-bis del CAD, posto che si tratti di professionisti accreditati secondo le modalità ufficiali definite dall’AgID. In questo modo si può ottenere un supporto in ogni singolo step di un percorso tanto indispensabile quanto delicato.

Del resto, i vantaggi che la dematerializzazione degli archivi porta con sé sono sotto gli occhi di tutti, a partire proprio dall’assenza di problematiche relative all’inesorabile deterioramento della documentazione cartacea nel corso degli anni. Sebbene, infatti, anche le tecniche digitali per la conservazione dei dati debbano essere revisionate nel tempo in relazione al progresso tecnologico, la longevità dei documenti elettronici è di gran lunga superiore.

Per ulteriori informazioni si rimanda al sito di Bucap SPA, azienda leader nel settore dell’archiviazione e gestione documentale, che ospita un interessante approfondimento dedicato proprio alla digital transformation.

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