In ogni settore la competizione è sempre più alta. Nonostante ciò, la riduzione dei costi aziendali, senza limitare le prestazioni, è un traguardo raggiungibile. Molte aziende, infatti, hanno delle capacità economiche che non conoscono perché non fanno caso a uscite superflue che causano la perdita di denaro. Vediamo, dunque, come ridurre i costi ottimizzando le spese.

La differenza tra costi fissi e variabili

Non monitorare i costi è una delle cause principali che frena la crescita di un'azienda. Si tende, infatti, a concentrarsi maggiormente soltanto sulla crescita dei flussi in entrata, dando meno peso all'ottimizzazione di quelli in uscita. Riuscire a monitorare i costi superflui è la strategia migliore per andare verso la giusta direzione. Prima di tutto, però, bisogna distinguere due tipologie di spese:

1. i costi fissi: non variano mai in base alla produzione e devono in ogni caso essere sostenuti anche quando il fatturato annuale è pari a zero. Esempi comuni sono l'affitto, i macchinari, i servizi amministrativi standard e così via;
2. i costi variabili: sono spese che cambiano in base a diversi fattori di produttività. Per fare di più, bisogna anche investire più denaro. Questa strategia, però, non sempre porta a maggiori guadagni. Tra questi costi citiamo l'acquisto di materiali o le spese relative al marketing, un aspetto ormai di fondamentale importanza.

Un'analisi completa sul loro impatto consente di valutare bene la differenza tra il fatturato e i costi totali.

I metodi principali per ottimizzare le spese

Esistono diversi metodi per poter ottimizzare le spese. Il primo è la definizione di una policy chiara per la gestione delle spese. Questo documento riassume ogni regola utile per il monitoraggio delle spese. Serve, ad esempio, a legittimare quelle ammissibili e fissa un tetto di spesa. Altro metodo è la riduzione dei costi energetici. Si tratta di una spesa necessaria per svolgere le attività aziendali ma occorre anche scegliere il fornitore di luce e gas più appropriato alle proprie esigenze. Al fine di limitare il più possibile i consumi è quindi bene agire a monte, scegliendo alcuni operatori come ENGIE, ad esempio, che permettono di optare per il piano più adatto alle proprie esigenze.

Automatizzare alcune attività, invece, come quelle di supporto che non producono valore aggiunto, consente di evitare lo spreco di risorse umane e, quindi, di denaro. Ridurre i costi vuol dire anche ottimizzare ogni azione che porti a un incremento della produttività. Un metodo spesso sottovalutato è la responsabilizzazione dei team leader, che faticano a delegare la gestione delle spese. Questo compito, invece, va gestito come una squadra. Bisogna assegnare alcune operazioni ai collaboratori, così che le spese non vadano fuori controllo. Infine, sembrerà scontato, ma bisogna eliminare gli sprechi, che costano caro alle aziende. Bisogna produrre quello che si è sicuri di vendere.