Come creare un report vendite con Excel

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Alla base del successo delle vendite sta il reporting, utile soprattutto durante la fase di avvio della società, del lancio di un nuovo prodotto o nel caso di ingresso in un nuovo mercato. Fare un buon reporting, quindi, diventa cruciale in modo da poter interpretare i segnali del mercato e avviare le adeguate azioni di marketing. Per ottenere questo potremmo fare affidamento a Excel, il foglio elettronico della Microsoft.

Immaginiamo di voler realizzare un file Excel per analizzare le vendite di un’azienda che spedisce i propri prodotti in alcuni Paesi europei. L’idea del management è quella di seguire attentamente le vendite che avvengono nelle singole regioni d’Italia nonché quelle che avvengono in Francia, Inghilterra, Germania, Olanda e Spagna. Per poter esprimere al meglio la situazione delle vendite, il prospetto dovrà presentare l’andamento settimanale e mensile. I dati, quindi, dovranno essere confrontabili con l’anno precedente.

Il prospetto Excel dovrà prevedere due sezioni: l’input e l’output. L’importanza di separare i fogli Excel in input e output deriva sostanzialmente dalla necessità di ridurre al massimo gli errori e riuscire a ottenere maggior ordine. La sezione di input potrà essere accessibile a più persone poiché servirà a contenere esclusivamente dati manuali. I fogli di output sono sostanzialmente automatici e possono essere gestiti solo da persone che conoscono a fondo il programma. Colorare le celle a compilazione manuale in maniera differente dalle celle a compilazione automatica aiuterà l’utente a inserire i dati più velocemente.

Il segreto per l’ottima riuscita di un file Excel è quello di destinare uno o più fogli del file ad uso database. Nei fogli database dovranno essere inserite tutte le informazioni di base che verranno richiamate dai restanti fogli presenti nella cartella Excel. Ad esempio, in questo modo potranno essere create, fra le altre, le seguenti tabelle:

  • Prodotti: conterrà i codici, le descrizioni, i prezzi e ogni altro elemento associabile ai prodotti;
  • Mesi: poiché i report che si dovranno sviluppare prevedono monitoraggi mensili sarà necessario creare una tabella contenente dodici righe, pari ai dodici mesi dell’anno;
  • Settimane: come i mesi dovranno essere indicate le settimane presenti nell’anno. In questo contesto potranno esserci d’aiuto le funzioni Data e ora;
  • Aree: dovranno essere indicati i Paesi europei e le regioni d’Italia da monitorare. Il concetto di raccogliere i singoli Paesi o le regioni in aree è un concetto molto importante quando si analizzano le vendite;
  • Clienti: dovranno essere inseriti tutti i clienti con i quali la società opera, corredati di tutti i dati identificativi quali ragione sociale, indirizzo, partita Iva, telefono, Paese (che sarà relazionato con la tabella Aree) e così via.

In Excel sono presenti componenti aggiuntivi non facilmente accessibili. Per renderli operativi occorre attivare il componente Strumenti di Analisi all’interno dei Componenti Aggiuntivi accessibili dal menu Strumenti.

Una funzionalità molto comoda da utilizzare al momento della realizzazione del file Excel è Convalida Dati. In questo modo sarà possibile correlare i vari fogli di Excel nonché limitare le immissioni all’interno delle celle esclusivamente dei dati presenti nell’elenco, evitando, così, l’inserimento di valori errati o non conformi.

Fra gli altri fogli da realizzare, occorre predisporre il foglio Spedizioni. Per una gestione ottimale la tabella Spedizioni dovrà essere divisa in testata e dettaglio. Nella tabella Spedizioni_testata saranno inseriti i seguenti campi:

  • Cliente: dovrà essere relazionato con l’omonima tabella presente nel foglio Database;
  • Data di spedizione: necessaria a determinare il periodo temporale di ogni singola transazione;
  • Numero d’ordine;
  • Numero fattura.

Nella tabella Spedizioni_dettaglio saranno inseriti i seguenti campi:

  • Numero d’ordine: da relazionare con l’omonimo campo della tabella Spedizioni_testata;
  • Prodotto: da relazionare con l’omonima tabella;
  • Quantità: ossia il volume di ogni singola transazione;
  • Prezzo di vendita: ossia il prezzo al quale è avvenuta la transazione. In caso di un prodotto in omaggio sarà uguale a zero;
  • Valore: dato dalla moltiplicazione di quantità per prezzo.

In questo modo potranno essere realizzate tabelle collaterali che vadano a recuperare le informazioni necessarie. S’immagini, ad esempio, di voler estrapolare tutte le vendite avvenute in una specifica regione all’interno di un arco temporale ben definito. In qualche caso l’integrazione della funzione CERCA.VERT offrirà risultati soddisfacenti.

Con lo stesso criterio può essere predisposto anche il foglio Budget. In tal caso si potranno effettuare periodici controllo al fine di verificare il rispetto di quanto stimato a previsione.

Come avrete avuto modo di verificare, Excel è la più efficace soluzione per le aziende. Ma occorre conoscerlo molto bene poiché offre numerose funzioni che permettono di accelerare il business. Personalmente ho imparato molto dall'ebook di Mike Davis (potete scaricarlo da qui). Si tratta di un patrimonio di conoscenza che, una volta acquisito, vi renderà realmente esperti del foglio elettronico della Microsoft.

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