Excel: eliminare records duplicati

Molto spesso quando si lavora con Excel si ha la necessità di verificare se fra i vari records ve ne siano di duplicati. Eseguire una verifica manuale per ogni singolo dato è un'operazione impensabile, soprattutto quando si ha da fare con centinaia o migliaia di records. In tale ambito Excel è un ottimo alleato poiché permette di trovare i records duplicati con estrema semplicità. Con questo tutorial imparerete a trovare ed eliminare i record duplicati con Excel. Al termine potrete scaricare il file di esempio che ho utilizzato per il controllo dei records duplicati.

Per prima cosa prendiamo confidenza con l'elenco di dati e con Excel. Se non avete ancora il foglio elettronico della Microsoft potete scaricarlo da qui. Nel mio file Excel è riportato un elenco clienti nel quale ho volutamente duplicato alcuni records. L'elenco è abbastanza semplice. Contiene cinque colonne: codice, nome, indirizzo, CAP e data.

Excel eliminare records duplicati

L'operazione che faremo di qui a breve sarà quella di inserire una formula che andrà a verificare se il valore contenuto nella colonna B di una qualsiasi riga sia uguale al valore della medesima colonna di una o più righe precedenti. In caso affermativo verrà visualizzata nella colonna F in corrispondenza del record duplicato la parola Duplicato. Per fare questo inserisco nella cella F1 la parola Verifica.

Excel eliminare records duplicati

Possiamo, adesso, inserire la formula per il controllo dei records duplicati. Come già detto la formula verificherà il valore della colonna B della riga corrente con tutti i valori precedenti. Per questo motivo la cella F2 non avrà nessuna formula. Selezioniamo, quindi, la cella F3 e inseriamo la seguente formula:
=SE(VAL.ERRORE(CERCA.VERT(B3;$B$2:B2;1;0));"";"Duplicato")
Trascinate la formula per tutta la tabella.

Excel eliminare records duplicati

Il risultato finale permetterà di individuare rapidamente i records duplicati. Per eliminare i records duplicati sarà necessario applicare un filtro all'intestazione di colonna, selezionare i records contenenti la parola Duplicato ed eliminarli. Niente di più semplice.

Excel eliminare records duplicati

Ma torniamo, adesso alla formula che ho utilizzato per spiegarla più nel dettaglio. In particolare ho utilizzato tre differenti funzioni: SE, VAL.ERRORE e CERCA.VERT. Vediamo a cosa si riferiscono.

La funzione CERCA.VERT cerca un valore all'interno di una tabella e restituisce il valore indicato in corrispondenza della stessa riga. Questo vuol dire che al rigo 18 la funzione cerca il valore corrispondente alla cella B18 nel range di celle che va da B1 a B17 e restituisce il valore indicato in corrispondenza della stessa riga. Se, però, non esiste nessuna corrispondenza esatta, ossia se il valore che stiamo analizzando non è duplicato, restituisce un messaggio di errore (#N/D). Da qui sorge la necessità di intercettare l'errore con la funzione VAL.ERRORE.

La funzione VAL.ERRORE intercetta un qualsiasi valore di errore (#N/D, #VALORE!, #RIF!, #DIV/0!, #NUM!, #NOME?, #NULLO!). Se esiste un errore la funzione restituisce VERO, diversamente restituisce FALSO.

La nostra esigenza è, tuttavia, quella di riportare la descrizione Duplicato nei records che risultano essere effettivamente duplicati. Ecco perché ho racchiuso le già citate funzioni all'interno di una condizione SE. La funzione SE di Excel è una delle più importanti funzioni logiche e restituisce un valore se una condizione è vera e un altro se la condizione è falsa.

In questo modo abbiamo completato la nostra tabella nella quale è stata verificata la presenza di eventuali records duplicati. Tutto sommato quella che ho riportato in questo tutorial è un'operazione abbastanza semplice. Excel nasconde centinaia e centinaia di funzioni utilissime. Conoscerle tutte è quasi impossibile ma conoscere le più importanti è un obbligo. Ho tovato un libro molto interessante che insegna a utilizzare le formule e le funzioni di Excel. Si intitola Excel. Formule e funzioni For Dummies.

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