4 funzioni Excel che potrebbero cambiarti la vita

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Excel è un software straordinario. Se utilizzato correttamente permette di velocizzare le attività amministrative e contabili svolte in azienda. Ma questo a condizione che si conoscano specifiche funzioni. Io ho imparato molto leggendo manuali e libri (uno dei più interessanti attualmente in commercio è indubbiamente Excel 2016 passo dopo passo scritto da Handz Valentin). Migliorare la competenza delle funzioni Excel potrebbe veramente cambiare la tua vita.

Cercare un dato in una tabella

Parto subito con una funzione tostissima: CERCA.VERT. È quella che mediamente utilizzo di più nei fogli elettronici Excel poiché mi permette di estrapolare specifici dati inseriti in una tabella. Ipotizziamo, quindi, di avere una tabella compresa nelle celle che vanno da B2 a C12. La tabella è composta da due colonne: la prima contiene il titolo di alcuni libri; la seconda il prezzo di vendita. Nella cella G12 si vuole riportare il prezzo del libro indicato nell'adiacente cella F12. La formula, pertanto, va inserita nella cella G12.
Prima di conoscere la formula da inserire, conosciamo più da vicino la sintassi della funzione CERCA.VERT. La funzione è composta da quattro diversi tipi di informazioni:

  1. il valore da cercare;
  2. l'intervallo che contiene (nella prima colonna) il valore di ricerca;
  3. il numero di colonna dell'intervallo che contiene il valore che deve essere restituito;
  4. il tipo di corrispondenza, approssimativa o esatta, che deve restituire la formula.

La formula, pertanto, sarà costruita nel seguente modo:

  1. valore da cercare: testo inserito nella cella F12;
  2. intervallo: da B3 a C12 (si andrà a escludere la riga destinata a intestazione);
  3. numero di colonna del valore che deve essere restituito: essendo la colonna Prezzo la seconda della tabella, dovrà essere indicato il numero 2;
  4. tipo di corrispondenza: volendo trovare una corrispondenza esatta, dovrà essere indicata la variabile “FALSO”.

Pertanto la formula da inserire nella cella G12 è la seguente:

=CERCA.VERT(F12;B3:C12;2;0)

Funzioni Excel

Concatenare stringhe di testo

Mi capita spesso di dover unire in un'unica cella il contenuto di due celle differenti. In tal caso torna utile il carattere “&”. Si immagini, ad esempio, di avere nella cella A2 un cognome e nella colonna B2 un nome. Si vuole avere nella colonna C2 una cella contenente il cognome e il nome.
La formula da inserire nella cella C2, pertanto, è la seguente:

=A2 & " " & B2

Funzioni Excel

Estrarre i primi o gli ultimi caratteri di un testo

Tra le funzioni di testo più utili proposte da Excel vi sono quelle che permettono di estrarre i primi o gli ultimi caratteri di un testo. Mi è capitato, ad esempio, di dover lavorare ad un elenco di libri dove la colonna “Anno di pubblicazione” conteneva anche il riferimento alla lingua in cui il libro era stato scritto (ad es. 2004-English). Avendo necessità di isolare soltanto l'anno di pubblicazione ho utilizzato la funzione SINISTRA.
La funzione SINISTRA restituisce il primo o i primi caratteri di una stringa di testo. Le informazioni richieste sono le seguenti:

  1. stringa di testo contenente i caratteri da estrarre;
  2. numero di caratteri da estrarre partendo da sinistra.

Nel caso in esame, pertanto, ho utilizzato la seguente formula:

=SINISTRA(B2;4)

Funzioni Excel

Analogamente alla funzione SINISTRA, Excel offre anche la funzione DESTRA che permette di estrarre l'ultimo o gli ultimi caratteri di una stringa di testo in base al numero di caratteri specificati.
Le funzioni SINISTRA e DESTRA amplificano la loro efficienza se combinati con la funzione LUNGHEZZA. Si tratta di una funzione che restituisce il numero dei caratteri all'interno di una stringa di testo.
Combinando insieme le funzioni LUNGHEZZA e DESTRA si riuscirà ad estrarre una stringa ad esclusione delle prime lettere. Nell'esempio proposto si potrà, quindi, estrarre la lingua del libro escludendo dall'estrazione le prime 7 lettere. La formula utilizzata è la seguente:

=DESTRA(B2;LUNGHEZZA(B2)-7)

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Grafici a barre istantanei nelle celle

In alcune occasioni mi capitò di dover inserire alcuni grafici a barre all'interno di una cella. Le versioni più aggiornate di Excel prevedono già questa funzione. Nelle versioni più datate, invece, è possibile utilizzare la funzione RIPETI. Il trucco è quello di ripetere una singola barra per un numero definito di volte.
Si immagini di voler rappresentare graficamente la percentuale delle vendite di ciascun libro rispetto al totale complessivo delle vendite. Nella cella A2 è riportato il titolo del libro; nella cella B2 il numero delle vendite; nella cella C2 la percentuale di vendite rispetto alle vendite complessive. Si vuole inserire un grafico istantaneo nella cella D2.
Per una migliore visualizzazione del grafico suggerisco di formattare la cella con carattere Arial di dimensione 8 punti, grassetto.
La formula da inserire nella cella D2 è la seguente:

=RIPETI("|";C2)

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Quello illustrato non è l'unico modo di utilizzo della funzione RIPETI. Si ipotizzi, ad esempio, di avere, per ciascun libro (cella A2), il numero delle vendite effettuate (cella B2), l'obiettivo di vendite annue (cella C2) e la percentuale di avanzamento delle vendite (cella D2). Per ottenere un diverso effetto del grafico a barre si utilizza la seguente funzione:

=RIPETI(" ";D2)&RIPETI("|";100-D2)

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In questo modo si ottiene una sequenza di barre che mostra quante vendite sono state effettuate e quante ne restano ancora da fare per raggiungere l'obiettivo.
Altri utilizzi della funzione RIPETI per realizzare grafici a barre sono i seguenti:

Funzioni Excel

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