L’introduzione dei computer nelle aziende ha portato notevoli benefici non solo perché in questo modo si è creata una memoria storica (si pensi alla semplicità con cui oggi un’azienda può risalire a un documento memorizzato cinque anni prima) ma anche perché così si riesce, con maggior efficienza, a programmare l’attività dell’impresa. Diventa, in questo modo, più facile gestire la contabilità di magazzino e le vendite con Excel.

La programmazione è un elemento particolarmente rilevante nel processo produttivo di un’azienda. Anni fa, ad esempio, per le aziende era piuttosto difficoltoso programmare gli acquisti o la produzione, conoscere le giacenze o i prezzi medi di acquisto, analizzare gli andamenti passati per proiettare il risultato nell’attuale gestione e così via.

Oggi, per ottenere tutto questo non è necessario avere software particolarmente costosi o complessi. È sufficiente acquistare e installare Excel, il foglio elettronico della Microsoft.

Per tenere correttamente una contabilità di magazzino è necessario realizzare un elenco completo delle materie prime, delle giacenze di magazzino e dei fornitori. Le informazioni sui fornitori dovranno essere dettagliate e complete. Se poi si conoscono anche i tempi di consegna si potrà creare un vero e proprio planning degli acquisti, con tanto di indicazione sulle quantità da ordinare. Per questo si parla di Materials Requirement Planning ossia della pianificazione degli acquisti di materiali, quel processo che permette di pianificare l’arrivo dei materiali giusti al momento giusto. In sostanza l’azienda ha la possibilità di spostarsi dall’ottica passiva, in cui si aspetta che un bene sia sottoscorta prima di programmarne il reintegro, ad un’ottica proattiva, in cui si cerca in tutti i modi di anticipare l’andamento del mercato e le richieste dei propri clienti.

Con Excel, inoltre, è possibile integrare produzione e contabilità e migliorare le performance aziendali. In questo modo si potranno ottenere preziose informazioni in merito agli scostamenti degli andamenti reali dai valori pianificati in sede di predisposizione di budget.

La realizzazione di un buon file Excel permetterà di gestire al meglio la contabilità di magazzino e quindi di ottenere una efficiente programmazione.