I più comuni errori della fattura elettronica

Fattura elettronica
Fattura elettronica

Una fattura elettronica si considera emessa quando il documento in formato XML è trasmesso al Sistema di Interscambio (SdI). Compito del SdI è quello di ricevere il documento contabile e inoltrarlo al soggetto destinatario identificato con PEC o codice univoco. Prima del recapito della fattura elettronica al destinatario, il Sistema di Interscambio esegue alcune verifiche circa la correttezza dei dati inseriti. In caso di errore restituisce un messaggio e invita l'operatore a procedere alla rettifica dei dati. Ecco, quindi, i più comuni errori che si possono commettere quando si emette una fattura elettronica.

Dopo aver preso in carico una fattura elettronica, il Sistema di Interscambio può indicare tre differenti stati:

  1. consegnata: il processo si è concluso correttamente e la fattura è stata recapitata al destinatario;
  2. mancata consegna: il processo di trasmissione e consegna non si è concluso correttamente. La fattura è considerata emessa ma non recapitata. Il destinatario, pertanto, troverà l'originale della fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale denominato Fatture e Corrispettivi disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate;
  3. errore SdI: il processo non si è chiuso e il documento generato è stato rifiutato dall’Agenzia delle Entrate. L’errore SdI è sempre corredato da uno o più codici errore che spiegano il motivo del rifiuto. In tal caso la fattura non risulta emessa.

Quando il Sistema di Interscambio rivela un errore, invia al mittente una ricevuta contenente i codici di errore rilevati. Il soggetto emittente, pertanto, prende atto dell'errore, esegue la correzione e trasmette nuovamente la fattura con gli stessi numero e data.

Uno degli errori più comuni segnalati dal Sistema di Interscambio è quello relativo alla nomenclatura e alla unicità del file XML. Infatti, per evitare che sia trasmesso erroneamente lo stesso documento più volte, il sistema verifica che tra le fatture emesse non ve ne sia una con la nomenclatura identica. In tal caso presenterà i seguenti errori:

  • Codice errore 00001 Nome file non valido: se il nome del file è non conforme alle regole;
  • Codice errore 00002 Nome file duplicato: se esiste già un file XML con lo stesso nome;
  • Codice errore 00404: se si tratta di una fattura duplicata;
  • Codice errore 00409: se si tratta di una fattura duplicata nel lotto.

Attenzione, inoltre, alla dimensione del file. È previsto, infatti, un limite massimo pari 30mb. Se il file XML della fattura elettronica supera la dimensione massima è presentato il messaggio di errore con codice di scarto 00003.

Prima della trasmissione del file, il Sistema di Interscambio verifica l'integrità della fattura e l'autenticità del certificato di firma. Più in particolare, viene verificato che non sia stata fatta alcuna modifica dopo aver apposto la firma digitale. In caso contrario è presentato il messaggio di errore 00102 File non integro. Verificata anche la validità del certificato di firma: il sistema verifica che il certificato sia ancora valido, che non sia scaduto, che non sia stato revocato o non sia affidabile. Diversamente invia i seguenti messaggi di errore:

  • Codice errore 00100: Certificato di firma scaduto;
  • Codice errore 00101: Certificato di firma revocato;
  • Codice errore 00104: CA (Certification Authority) non affidabile;
  • Codice errore 00107: Certificato non valido;
  • Codice errore 00103: la firma digitale apposta manca del riferimento temporale;
  • Codice errore 00105: il riferimento temporale della firma digitale apposta non è coerente.

Una ulteriore verifica è fatta al formato del file che deve essere conforme alle specifiche tecniche:

  • Codice errore 00106: il file è vuoto o corrotto;
  • Codice errore 00200: il file non è conforme al formato (nella descrizione del messaggio è riportata l’indicazione puntuale della non conformità);
  • Codice errore 00201: si riscontrano più di 50 errori di formato.

Altri frequenti errori possono essere:

  • Codice errore 00400: è presente un’aliquota IVA pari a zero e non è indicata la natura del documento;
  • Codice errore 00401: è presente un’aliquota IVA diversa da zero ed è indicata la natura del documento;
  • Codice errore 00417: non è valorizzato almeno uno dei campi relativi al codice fiscale o alla partita IVA;
  • Codice errore 00424: l’IVA non è indicata in modo percentuale;
  • Codice errore 00426: il codice destinatario è pari a “0000000” e la PEC non viene indicata;
  • Codice errore 00304: il codice fiscale non è valido;
  • Codice errore 00311: il codice destinatario non è valido;
  • Codice errore 00313: il codice destinatario non è attivo.

Se l’errore viene rilevato dopo che il processo di invio della fattura elettronica è andato a buon fine, non resta altro che emettere una nota di credito per annullare la fattura in questione, in quanto una fattura elettronica accettata dal SdI viene considerata emessa e quindi non più modificabile.

Dal 2019 la fattura elettronica è diventata obbligatoria in tutti i rapporti B2B. A breve lo sarà anche per i soggetti in regime forfetario, fino ad oggi esonerati. A tutti può capitare di commettere errori nella compilazione di fattura elettronica. Occorre essere preparati e sapere come comportarsi in ogni specifico caso. Il mio libro intitolato Guida alla fatturazione elettronica tra privati può aiutarti nel complesso processo della fatturazione elettronica supportandoti in ogni momento. Grazie al continuo richiamo normativo e ai documenti di prassi, il testo ti fornirà le necessarie nozioni e ti chiarirà tutta la disciplina della fatturazione elettronica.

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