La gestione delle entrate e delle uscite dovrebbe essere, per le aziende di qualsiasi grandezza e visibilità, una questione prioritaria. È da qui che passa la qualità finanziaria che si registra all’interno delle imprese.

Oggi sono diversi gli strumenti che semplificano la gestione dei flussi in entrata (incassi) e in uscita (pagamenti). Soluzioni di tipo digitale capaci di dare una snellezza particolare, in termini sia di produttività sia di riduzione dell’errore.

Una delle questioni maggiormente rilevanti per la aziende è rappresentata dalla gestione di quella che viene comunemente definita come prima nota. Si tratta di un documento che presenta tutte le transazioni dell’azienda, quelle in entrata e quelle in uscita.

La redazione della prima nota è qualcosa di essenziale nel business di un’azienda, perché appare uno strumento decisamente funzionale. Vediamo meglio perché.

La differenza con il libro giornale

Spesso si tende a confondere prima nota e libro giornale: due opzioni simili e allo stesso tempo alquanto differenti.

La principale differenza sta nel fatto che la prima nota non è considerata, come abbiamo già avuto modo di accennare, un tipo di documento fiscale. Un aspetto sostanziale e divergente dal libro giornale, il quale viene richiesto a livello normativo.

Per dirlo in parole semplici e chiare: il libro giornale è obbligatorio per legge, la prima nota no. Tuttavia, uno degli aspetti più interessanti della prima nota, e che la collega al libro giornale, è quello di rivelarsi particolarmente utile al fine della sua compilazione.

Uno dei vantaggi della prima nota sta, pertanto, nel fatto che può essere redatta secondo la modalità che si preferisce e che permette di conseguire una gestione delle entrate e delle uscite a misura dell’impresa, senza alcun vincolo a livello normativo.

Ma può trasformarsi in un libro giornale? Il Ministero delle Finanze è stato molto chiaro a proposito, affermando che no, questa eventualità non è possibile, tranne in un caso: quello in cui il documento si trovasse regolarmente bollato e numerato prima del suo utilizzo.

Perché è importante la prima nota

La redazione della prima nota presenta molteplici benefici, a cominciare dal fatto che si tratta di un documento realizzato ad hoc, in quanto può essere conseguito secondo la modalità che si preferisce: sia cartacea sia attraverso un software di tipo digitale.

Quest’ultima opzione risulta sempre più in uso presso le aziende, dal momento che consente una gestione dei dati più precisa e fruibile al meglio.

I vantaggi che presenta la prima nota sono, almeno quelli principali, i seguenti:

• rappresenta una valida soluzione per poi redigere in maniera adeguata, precisa e priva di errori un documento ufficiale come il libro giornale;
• permette di tenere sotto controllo a livello quotidiano le operazioni economiche dell’azienda;
• il saldo contabile si trova costantemente sotto controllo;
• viene semplificato il lavoro del commercialista;
• entrate e uscite sempre sotto controllo. Possono essere individuate con facilità le spese superflue e quelle no, ma anche quanti sono in ritardo con il pagamento.

La prima nota rappresenta, sostanzialmente, un modo per far sì che l’andamento dell’attività risulti sempre sotto controllo e improntato in una direzione positiva. Ecco perché è importante.