Come gestire le prenotazioni delle camere del bed & breakfast con Excel

Bed & breakfast
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La gestione delle camere di un bed & breakfast richiede un grandissimo impegno e tanta attenzione soprattutto quando si ricevono prenotazioni da diverse piattaforme web. L'errore è sempre in agguato e il rischio di impegnare una camera a due ospiti diversi è molto alto. Ma se utilizzi questo semplice file Excel che ho realizzato, potrai gestire facilmente le prenotazioni delle camere del tuo bed & breakfast riducendo al minimo ogni rischio di errore. Il file Excel è gratis e puoi scaricarlo immediatamente. Ti spiego come fare.

Guida smart per l'avvio di un B&B

Il bed & breakfast è una attività di piccola ricettività che permette a qualsiasi proprietario di appartamento di affittare le camere a turisti e viaggiatori. Puoi aprire l'attività di B&B presentando domanda al Comune in cui la struttura è ubicata. È importante che l'attività rispetti i requisiti di sicurezza e igienico-sanitari previsti per l'uso abitativo.

L'attività di bed & breakfast è subordinata al rispetto di normative regionali. I requisiti specifici delle camere, il rapporto tra posti letto e superficie nonché la tipologia di arredi e le attrezzature minime, il cambio biancheria variano, quindi, da regione a regione. L'attività può essere esercitata occasionalmente o in forma professionale e con specifico impiego di mezzi e di persone. Obbligatoria la pulizia e la somministrazione della prima colazione ma categoricamente vietata la manipolazione di cibi e bevande.

Attenzione, poi, a imposte e tasse. Fra tutte, il canone TV e la TARSU:

  • la RAI prevede un canone speciale per le attività aperte al pubblico e di tipo ricettivo, il cui importo è commisurato al numero di apparecchi presenti. A tal proposito fai attenzione, perché se il tuo B&B non ha televisori nelle camere degli ospiti e nei luoghi comuni, dovrai pagare solo il canone ordinario;
  • i Comuni possono stabilire differenti tariffe TARSU per bed & breakfast rispetto alla tariffa ordinaria prevista per le civili abitazioni.

Infine l'aspetto fiscale: i redditi derivanti dall'attività di bed & breakfast sono assoggettati a tassazione. Ricorda, quindi, di consegnare le fatture che emetti e che ricevi al tuo commercialista affinché possa procedere a compilare correttamente la dichiarazione dei redditi.

Avendone la possibilità, chiunque può avviare un B&B nella propria abitazione. Trovo l'argomento talmente interessante da averne scritto un libro per Maggioli. Si intitola Bed & breakfast e affittacamere e ti spiega come si fa ad aprire un B&B e gestirlo nel migliore dei modi.

Aprire un B&B in condominio

Se stai pensando di avviare un B&B, devi sapere che la struttura può essere avviata anche in condominio. Dal punto di vista civilistico, l’esistenza di un condominio non pregiudica l’apertura di un’attività ricettiva poiché ogni unità immobiliare può essere utilizzata dal proprietario come meglio ritiene purché non rechi pregiudizio agli altri condomini o alle parti comuni dell’edificio.

Però fai attenzione poiché in questi anni la giurisprudenza è intervenuta con alcune sentenze a tratti anche contraddittorie. Per fartela breve devi fare attenzione al regolamento condominiale, al rischio di minare la sicurezza del condominio e alla possibilità di creare disturbo alla quiete di altri condomini. Anche se personalmente ritengo che l’apertura di un bed & breakfast non provochi il disturbo degli altri condomini.

Puoi leggere le mie considerazioni su questo argomento nell'articolo intitolato Le regole per aprire un bed & breakfast in condominio.

Gestire le prenotazioni del bed & breakfast

I bed & breakfast non possono competere con gli alberghi poiché non possiedono gli stessi lussi e le facilities. Tuttavia, non è raro che i turisti prediligano i B&B agli hotel. Il vero lusso risiede nella possibilità di scoperta che solo un contatto reale con le persone che vivono nei luoghi visitati può offrire. I turisti, quindi, premiano l'esperienza autentica e non omologata che solo un buon bed & breakfast riesce a offrire.

Affinché il tuo bed & breakfast possa garantire la migliore esperienza ai tuoi ospiti è necessario che tutto funzioni alla perfezione. E quanto dico tutto, intendo a partire fin dalla prenotazione delle camere. La migliore esperienza dei tuoi ospiti all'interno del tuo B&B, pertanto, non può prescindere da una corretta prenotazione delle camere.

Ma come fare a non perdere la bussola quando si ricevono prenotazioni da diverse piattaforme quali Airbnb, Expedia o Booking? Niente di più semplice. Basta trasferire le prenotazioni ricevute e organizzarle in un unico calendario Excel progettato opportunamente.

Prenotazioni camere B&B con Excel

Il file Excel che ti propongo di scaricare va bene per i B&B fino a quattro camere. Con questo file potrai gestire il tuo bed & breakfast riducendo gli sforzi e risparmiando tempo nelle attività amministrative e organizzative quotidiane.

L'interfaccia è lineare e facile nel suo utilizzo. Non devi necessariamente essere un mago di Excel per saperlo utilizzare. Da un unico pannello di controllo potrai tenere sotto controllo le prenotazioni e gestire le camere del tuo B&B.

Struttura file Excel per bed & breakfast

Il file Excel che puoi scaricare si compone di due fogli: Prenotazioni e Planning. Il foglio Prenotazioni ti consente di registrare i dati di ciascun ospite che ha prenotato una camera presso il tuo bed & breakfast e mostra le informazioni relative alla prenotazioni delle camere, con particolare riferimento al nominativo dell'ospite e al relativo numero di telefono, ai giorni di permanenza all'interno della struttura e alla camera che hai assegnato.

Prenotazione camere B&B

Il file Excel, al momento dell'inserimento dei dati, verificherà che, in riferimento al periodo e alla camera indicata, non vi sia già una prenotazione. In tal caso sarai informato con il messaggio Camera prenotata!.

A questo punto non dovrai fare altro che assegnare una nuova camera o, qualora tutte le altre fossero occupate, rifiutare la prenotazione o accettarla per un periodo diverso.

Il foglio Planning ti offre una visione panoramica settimanale delle quattro camere, evidenziando, per ciascun giorno della settimana, le camere prenotate (colore rosso) e quelle libere (colore verde).

Prenotazione camere B&B

Il file Excel è completo e puoi scaricarlo gratuitamente. Dovrai seguire una semplice procedura di registrazione: inserisci i tuoi dati e la tua mail e ricevi immediatamente un messaggio con il link per completare il download. Scarica ora il file Excel per gestire le prenotazioni delle camere di un bed & breakfast.

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