Come gestire le prenotazioni delle camere del bed & breakfast con Excel

La gestione delle camere di un bed & breakfast richiede un grandissimo impegno e tanta attenzione soprattutto quando si ricevono prenotazioni da diverse piattaforme web. L'errore è sempre in agguato e il rischio di impegnare una camera a due ospiti diversi è molto alto. Ma se utilizzi questo semplice file Excel che ho realizzato, potrai gestire facilmente le prenotazioni delle camere del tuo bed & breakfast riducendo al minimo ogni rischio di errore. Il file Excel è gratis e puoi scaricarlo immediatamente. Ti spiego come fare.

Guida smart per l'avvio di un B&B

Il bed & breakfast è una attività di piccola ricettiva che permette a qualsiasi proprietario di appartamento di affittare le camere a turisti e viaggiatori. Puoi aprire l'attività di B&B presentando domanda al Comune in cui la struttura è ubicata. È importante che l'attività rispetti i requisiti di sicurezza e igienico-sanitari previsti per l'uso abitativo.

L'attività di bed & breakfast è subordinata al rispetto di normative regionali. I requisiti specifici delle camere, il rapporto tra posti letto e superficie nonché la tipologia di arredi e le attrezzature minime, il cambio biancheria variano, quindi, da regione a regione. L'attività può essere esercitata occasionalmente o in forma professionale e con specifico impiego di mezzi e di persone. Obbligatoria la pulizia e la somministrazione della prima colazione ma categoricamente vietata la manipolazione di cibi e bevande.

Attenzione, poi, a imposte e tasse. Fra tutte, il canone TV e la TARSU:

• la RAI prevede un canone speciale per le attività aperte al pubblico e di tipo ricettivo, il cui importo è commisurato al numero di apparecchi presenti. A tal proposito fai attenzione, perché se il tuo B&B non ha televisori nelle camere degli ospiti e nei luoghi comuni, dovrai pagare solo il canone ordinario;
• i Comuni possono stabilire differenti tariffe TARSU per bed & breakfast rispetto alla tariffa ordinaria prevista per le civili abitazioni.

Infine l'aspetto fiscale: i redditi derivanti dall'attività di bed & breakfast sono assoggettati a tassazione. Ricorda, quindi, di consegnare le fatture che emetti e che ricevi al tuo commercialista affinché possa procedere a compilare correttamente la dichiarazione dei redditi.

Avendone la possibilità, chiunque può avviare un B&B nella propria abitazione. Trovo l'argomento talmente interessante da averne scritto un libro per Maggioli. Si intitola Guida alle agevolazioni e al business plan per l'apertura e la gestione di un bed & breakfast e ti spiega come si fa ad aprire un B&B e gestirlo nel migliore dei modi.

Gestire le prenotazioni del bed & breakfast

I bed & breakfast non possono competere con gli alberghi poiché non possiedono gli stessi lussi e le facilities. Tuttavia, non è raro che i turisti prediligano i B&B agli hotel. Il vero lusso risiede nella possibilità di scoperta che solo un contatto reale con le persone che vivono nei luoghi visitati può offrire. I turisti, quindi, premiano l'esperienza autentica e non omologata che solo un buon bed & breakfast riesce a offrire.

Affinché il tuo bed & breakfast possa garantire la migliore esperienza ai tuoi ospiti è necessario che tutto funzioni alla perfezione. E quando dico tutto, intendo a partire fin dalla prenotazione delle camere. La migliore esperienza dei turisti all'interno del B&B, pertanto, non può prescindere da una corretta prenotazione delle camere.

Ma come fare a non perdere la bussola quando si ricevono prenotazioni da diverse piattaforme quali Airbnb, Expedia o Booking? Niente di più semplice. Basta trasferire le prenotazioni ricevute e organizzarle in un unico calendario Excel progettato opportunamente.

Prenotazioni camere B&B con Excel

Il file Excel che ti propongo di scaricare va bene per i B&B fino a quattro camere. Con questo file potrai gestire il tuo bed & breakfast riducendo gli sforzi e risparmiando tempo nelle attività amministrative e organizzative quotidiane.

L'interfaccia è lineare e facile nel suo utilizzo. Non devi necessariamente essere un mago di Excel per saperlo utilizzare. Da un unico pannello potrai tenere sotto controllo le prenotazioni e gestire le camere del tuo B&B.

Struttura file Excel per bed & breakfast

Il file Excel che puoi scaricare si compone di due fogli: Prenotazioni e Planning. Il foglio Prenotazioni ti consente di registrare i dati di ciascun ospite che ha prenotato una camera presso il tuo bed & breakfast e mostra le informazioni relative alla prenotazioni delle camere, con particolare riferimento al nominativo dell'ospite e al relativo numero di telefono, ai giorni di permanenza all'interno della struttura e alla camera che hai assegnato.

Il file Excel, al momento dell'inserimento dei dati, verificherà che, in riferimento al periodo e alla camera indicata, non vi sia già una prenotazione. In tal caso sarai informato con il messaggio Camera prenotata!.

A questo punto non dovrai fare altro che assegnare una nuova camera o, qualora tutte le altre fossero occupate, rifiutare la prenotazione o accettarla per un periodo diverso.

Il foglio Planning ti offre una visione panoramica settimanale delle quattro camere, evidenziando, per ciascun giorno della settimana, le camere prenotate (colore rosso) e quelle libere (colore verde).

Il file Excel è completo e puoi scaricarlo gratuitamente. Dovrai seguire una semplice procedura di registrazione: inserisci i tuoi dati e la tua mail per conoscere il link per completare il download. Scarica ora il file Excel per gestire le prenotazioni delle camere di un bed & breakfast.